浅析审计项目管理的特点和方法(2)

时间:2018-01-05 14:59 来源:网络整理

  第一,项目领导组组长选择。一般情况下,大项目,都会找一个职位高、权力重的人担当组长,但是,这样的人一般事情比较多,外地出差时间长,很难真正参与到项目运作当中。另一方面,也只需要他把控一下方向,控制一下节奏。根据《中华人民共和国国家审计准则》第五十四条规定 :“ 审计机关应当在实施项目审计前组成审计组。审计组由审计组组长和其他成员组成。审计组实行审计组组长负责制。审计组组长由审计机关确定,审计组组长可以根据需要在审计组成员中确定主审,主审应当履行其规定职责和审计组组长委托履行的其他职责”。审计机关可以让审计组组长进行全面授权,找一个职位稍微低,但是能够全身参与到项目其中的人担当协助人,即主审。

  第二,项目执行组的人员安排,涉及到审计机关几个部门,就安排几个部门负责人。参与项目的部门、组织往往有多个,多数为矩阵式组织。审计机关还可以通过聘请外部人员或以合同的方式与其他的社会关系组织到一起,在项目的不同时段、不同程度的介入项目活动。可以说,项目组织没有严格的边界,是临时性的开放性的。而且,实际工作中虽然是部门负责人参与审计项目组执行,但实际中,往往是部门负责人安排部门其中一个人去参与其中,所以,安排这个人的工作情况,需及时通报部门负责人,如果不行,则需要及时调整。

  第三,审计项目组成员在项目的全过程中,其人数,成员,职责是在不断变化的。某些项目成员是借调来的,项目终结时审计组即解散,人员要归建。

  三、审计项目的管理

  审计组根据某项审计工作方案规定的目的、初始规定的目标,审计组按希望得到的结果来确定各项工作标准。审计组在展开工作以后,最初的一步,就是确定审计组的具体而又明确的目标,并且尽可能地把它们变成可以进行定量评价的标准。在实际执行项目审计时,要根据确立的标准来衡量和评价结果,并在出现偏差时进行必要的修正。审计组的目标是要用最少的人力、物力和资金(即输入)来得到审计工作方案要求的结果(即输出),这就意味着需要对审计组的工作进行不断的衡量、评价与控制。

  审计项目管理的主要内容有:范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理和综合管理。主要目标:满足项目的要求与期望;满足项目利益相关各方不同的要求与期望;满足项目已经识别的要求和期望;满足项目尚未识别的要求和期望。

  审计项目组的目标标准制订的方法有许多,如:关键日期表、甘特图或线路图、关键路线图(CPM)、计划评审技术(PERT)、 工作分解结构( WBS)方法。在实际应用中,审计组通常采用工作分解结构方法。

  工作分解结构方法是Work Breakdown Structure的英文缩写,是项目管理重要的专业术语之一。WBS的基本定义是以可交付成果为导向,对项目要素进行的分组。它归纳和定义了项目的整个工作范围内,每下降一层代表对项目工作的更详细的定义。WBS是由3个关键元素构成的名词:工作(work)―可以产生有形结果的工作任务;分解(breakdown)―是一种逐步细分和分类的层级结构;结构(structure)―按照一定的模式组织各部分。根据这些概念,工作分解结构方法有相应的构成因子与其对应:工作分解结构方法是一个描述思路的规划和设计工具。它帮助项目经理和项目团队确定和有效地管理项目的工作。在分解项目时,经验证明,一个项目最多使用20个层次,多于20层是过度的。对于一些较小的项目4至6层一般就足够了。工作分解结构中的支路没有必要全都分解到同一层次,即不必把结构强制做成对称的。在任意支路,当达到一个层次时,可以作出所要求准确性的估算,就可以停止了。

  在审计工作中,审计组对审计项目进行工作分解结构,是一个清晰地表示各项目工作之间的相互联系的结构设计工具。 因而,工作分解结构可展现项目全貌,详细说明为完成项目所必须完成的各项工作的计划工具,它可防止遗漏项目并帮助改进时间、成本和资源估计的准确度,它帮助分析项目的最初风险。它可明确团队内部人员建立明晰的工作、分工、目标和责任。审计组内创建工作分解结构的过程非常重要,因为在项目分解过程中,审计组长、主审、项目成员和所有参与项目的部门负责人都必须考虑该项目的所有方面。

  审计组内创建工作分解结构的过程是:1.分析审计工作方案要求;2.召集有关人员,集体讨论所有主要项目工作,确定项目工作分解的方式;3.分解项目工作。如果有现成的模板,应该尽量利用;4.勾画出工作分解结构的层次结构图。工作分解结构较高层次上的一些工作,可以定义为子项目或子生命周期阶段;5.将主要项目可交付成果细分为更小的、易于管理的组分或工作包。工作包必须详细到可以对该工作包进行估算(成本和历时)、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位;6.验证上述分解的正确性。如果发现较低层次的项没有必要,则修改组成成分;7.建立一个编号系统;8.随着其他计划活动的进行,不断地对工作分解结构更新或修正,直到覆盖所有工作。





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